Гибкость и контроль: как построить эффективную тревел-политику

В условиях стремительной трансформации рынка управление корпоративной тревел-политикой перестает быть рутинной задачей и превращается в стратегический вызов. Чтобы не просто следовать, но и опережать изменения, компаниям необходимо чутко реагировать на новые тренды бизнес-путешествий и постоянно адаптировать свои правила. Как это сделать эффективно, без ущерба для бюджета и с максимальной пользой для сотрудников — разбираемся с экспертами.

Почему старые правила больше не работают

Сегодня недостаточно просто оплатить билет и отель; важно обеспечить комфорт, гибкость и возможность для личного развития, сохраняя при этом контроль над расходами. Эксперты сходятся во мнении: ключ к успеху — в регулярном пересмотре и обновлении тревел-политики, основанном на глубоком понимании текущих рыночных тенденций и потребностей сотрудников.

«В условиях трансформации рынка корпоративная тревел-политика перестает быть рутинной задачей, становясь стратегическим инструментом. Главная задача — найти баланс между гибкостью, отвечающей запросам сотрудников, и эффективным контролем расходов. Именно такой подход, подкрепленный автоматизацией и экспертной поддержкой, позволяет компаниям не только оптимизировать бюджет, но и повышать лояльность персонала, обеспечивая многократную окупаемость инвестиций», — отмечает управляющий директор компании «Аэроклуб» Юлия Липатова.

Тренды, которые формируют новую реальность:

1.  Цифровая трансформация

Автоматизация процессов бронирования билетов, гостиниц и авансовой отчетности становится нормой. Использование мобильных приложений и чат-ботов позволяет сотрудникам быстро и удобно планировать поездки, а компаниям – оптимизировать расходы. При этом тревел-политика вшита в систему, а система подсказок ориентирует сотрудника, исключая возможность нарушить правила.

Рекомендация: включите в тревел-политику правило заказа командировок через авторизованного тревел-партнера с надежной, стабильной и эффективной платформой бронирования, которая преобразует сложные политики в цифровой вид.

2.  Гибкость и адаптивность

Традиционно многие компании использовали строгие правила относительно выбора авиакомпаний, классов обслуживания, стоимости проживания и транспортных расходов. Однако такая жесткая политика часто приводила к недовольству сотрудников, вынужденных тратить больше личного времени на дорогу или жертвовать комфортом ради экономии средств компании.

Рекомендация: многие компании переходят к модели гибких тревел-политик, гибким условиям планирования и организации командировок. Предоставьте сотрудникам возможность выбора прямых рейсов, даже если он дороже рейса с пересадками, если это позволит сэкономить рабочее время и избежать усталости.

3.  Нестандартные варианты размещения: комфорт вместо унификации

Эпоха типовых сетевых отелей уходит в прошлое. Сотрудники ищут более персонализированный опыт, выбирая апартаменты, бутик-отели, гостевые дома или даже коливинги.

Рекомендация: сделайте тревел-политику гибкой, позволяющей выбор различных средств размещения в рамках установленного бюджета. Важно определить критерии безопасности и соответствия корпоративным стандартам.

4.  Bleisure: совмещение работы и отдыха

Современные сотрудники все чаще стремятся совмещать деловые поездки с личным отдыхом. Формат bleisure (business + leisure) становится мощным инструментом для повышения мотивации и лояльности, снижения выгорания и привлечения талантов.

Рекомендация: включите в тревел-политику возможность продления командировки за счет сотрудника для личных целей. Предусмотрите механизм раздельного бронирования отелей и билетов, четко разграничивая корпоративные и личные расходы.

5.  Групповые поездки: особый подход к логистике

Организация групповых выездов (тренинги, конференции, тимбилдинги) требует более сложной логистики, координации и контроля.

Рекомендация: разработайте отдельный раздел в тревел-политике для групповых поездок, предусматривающий централизованное бронирование, особые условия размещения и питания, а также выделенного сотрудника, ответственного за координацию.

6.  Работа с трехсторонними контрактами

 Это мощный инструмент экономии для компаний с регулярными командировками по определенным направлениям. Важно помнить, что консолидация объемов дает значительно больший экономический эффект, а контроль над выполнением меньшего количества крупных сделок проще и эффективнее.

Рекомендация: заключайте меньше, но более качественных договоров на специальные тарифы с авиакомпаниями и тревел-поставщиками, чтобы добиться лучших ценовых условий, скидок и дополнительных бонусов.

7.  Устойчивое развитие

Компании все чаще обращают внимание на экологичность путешествий.

Рекомендация: это включает выбор экологически чистых видов транспорта, использование цифровых технологий для сокращения бумажных документов и поощрение сотрудников выбирать рейсы с меньшим углеродным следом.

Современная тревел-политика — это не свод жестких правил, а живой, адаптивный инструмент, который балансирует между гибкостью для сотрудников и контролем для компании. Внедряя тренды, оптимизируя процессы и используя технологии, компании не только экономят бюджет, но и значительно повышают лояльность, мотивацию и продуктивность своих сотрудников. В эпоху перемен инвестиции в продуманную и гибкую тревел-политику – это стратегическое решение, которое окупается многократно.