Лишь четверть сотрудников довольны организацией деловых поездок в своей компании

Большинство российских сотрудников, отправляющихся в командировки, оплачивают часть расходов из собственных средств, а HR-специалисты тратят значительное время на оформление документов и контроль бюджета. К таким выводам пришли аналитики сервиса «Яндекс Командировки» по итогам исследования среди сотрудников компаний и специалистов по управлению персоналом.

Исследование показало, что существующие процессы организации деловых поездок во многих компаниях остаются преимущественно ручными. Это приводит к дополнительным расходам для сотрудников, высокой административной нагрузке на HR-подразделения и снижает прозрачность контроля бюджета.

Сотрудники оплачивают часть расходов самостоятельно

Практика использования личных средств во время командировок остается массовой. Согласно исследованию, 93% сотрудников хотя бы частично оплачивают расходы самостоятельно, а 74% отмечают, что размера суточных недостаточно для покрытия всех затрат.

Чаще всего дополнительные расходы связаны с питанием — сверх установленного лимита на него тратит треть опрошенных. Еще четверть сотрудников оплачивает такси до аэропорта или вокзала, а почти каждый четвертый — каршеринг во время поездки. В результате 40% участников исследования расходуют на одну командировку более 10 тыс. рублей из личных средств.

Оформление поездок занимает много времени

Значительная часть сложностей связана с организацией командировок. Специализированные сервисы используют лишь 12% компаний. В большинстве случаев бронированием занимаются сами сотрудники (49%), ассистенты (26%) или тревел-менеджеры (14%).

При этом 76% сотрудников отмечают, что оформление командировки — от подачи заявки до итогового отчета — занимает слишком много времени.

Для HR-служб наиболее трудоемким этапом остается закрытие командировки. Специалистам приходится собирать чеки и авансовые отчеты, а затем вручную переносить данные в учетные системы, например, 1С.

Почти треть респондентов (29%) сообщили, что только перенос информации о расходах в учетную систему занимает более двух часов. Еще 37% столько же времени тратят на подготовку закрывающих документов. Проблемы со сбором отчетности возникают в 90% случаев, причем наиболее распространенной причиной становятся потерянные чеки и посадочные талоны — с этим сталкиваются 43% опрошенных.

Контроль расходов остается непрозрачным

Еще одна проблема — контроль бюджета во время командировки.

Лишь 7% HR-специалистов имеют возможность видеть расходы сотрудников в режиме реального времени. В 37% компаний такой процесс вовсе не выстроен. В результате о превышении бюджета часто становится известно уже после завершения поездки, когда скорректировать расходы невозможно.

По мнению исследователей, подобная ситуация во многом связана с низким уровнем автоматизации процессов. Только 37% HR-специалистов считают действующую в компании тревел-политику эффективной, а удобным взаимодействие с сотрудниками по вопросам командировок оценивают лишь 28% респондентов.

Как выглядит идеальная командировка

Несмотря на различия в задачах, сотрудники и HR практически одинаково представляют себе идеальную организацию деловых поездок.

Так, 44% сотрудников считают, что компания должна полностью оплачивать все расходы — от трансфера до кофе в гостинице. Еще 36% предпочли бы вовсе не использовать личные средства, оплачивая услуги напрямую с корпоративного счета или через специализированную B2B-платформу.

HR-специалисты главным направлением развития называют автоматизацию. Почти половина респондентов (47%) считают приоритетом цифровой документооборот, а 34% хотели бы отказаться от бумажных чеков и авансовых отчетов.

Более половины опрошенных HR (53%) также готовы внедрить единый сервис, объединяющий бронирование и управление всеми услугами для командировок. Кроме того, 52% рассматривают возможность использовать такую платформу для организации деловых встреч и участия сотрудников в конференциях.

По данным исследования, автоматизация процессов может одновременно снизить административную нагрузку, повысить прозрачность расходов и сделать командировки более удобными как для сотрудников, так и для компаний.

Исследование проведено сервисом «Яндекс Командировки» среди сотрудников компаний и HR-специалистов. Методика и объем выборки — по данным организаторов исследования.