Опыт Туту.ру: Как остаться эффективным в режиме удаленной работы

С понедельника, 16 марта, офис сервиса путешествий Туту.ру (www.tutu.ru) полностью перешёл на удалённую работу. Это примерно 350 человек.

За две недели до этого в компании провели VPN-учения и отработали механизмы перехода на домашний офис.

Последнюю неделю наш АХО (административно-хозяйственный отдел) просил людей забирать из офиса домой рабочие ноутбуки для тестирования доступа к необходимым для работы программам, поэтому в понедельник мы смогли просто переключиться на новый режим.

С учётом, что в компании очень часто путешествующих людей постоянно есть удалёнка в том или ином виде, все протоколы давно отработаны.

Никаких трекеров, которые фиксируют время или снимают скрины — всегда оценивается только результат по задачам.

Как контролировать людей в такой ситуации?

Да никак.

Нужно следить за работой.

Но есть понимание, что если кто-то провалится в дебри прокрастинации и будет регулярно создавать «затыки» для своей команды, то после возврата всех в офис, возможность удалённой работы для такого человека будет сильно ограничена по максимальному интервалу.

Чтобы помочь всем ребятам максимально быстро и легко перейти на новый формат работы, мы разработали базу знаний«Как остаться эффективным в режиме удаленной работы», где собрали рекомендации и лайфхаки. Ниже несколько выдержек из этого документа.

Психологическая подготовка к удаленной работе

1. Выделите себе рабочее место дома вне спальни.

2. На период рабочих часов переодевайтесь из пижамы в одежду, в которой бы вы пришли в офис.

3. Установите рабочие часы и сообщите об этом своим коллегам. Если вы перестанете быть доступны днем, убедитесь, что от вас никто ничего не ждет и ваше отсутствие не повлияет на остальных сотрудников.

4. Держите face-контакт с людьми во время встреч: включайте камеру.

5. Коммуницируйте с людьми так, словно вы в офисе: если у вас болит голова или обстоятельства вокруг как-то на вас повлияли, сообщите об этом людям, чтобы они понимали ваш контекст и контекст вашего поведения.

6. Помните о смайлах в сообщениях: чем дольше мы распределены физически, тем агрессивнее звучит голос у нас в голове при прочтении сообщений, поэтому пользуйтесь смайлами.

7. Следите за собой: ешьте, делайте упражнения дома, заботьтесь о своем здоровье.

Чек-лист

• члены твоей команды знают время твоей доступности (твои рабочие часы).

• ты знаешь цель и ожидаемый результат от команды до конца недели.

• ты знаешь ожидаемые результаты от команды до конца текущего дня.

• если ты от кого-то что-то ожидаешь, ты сообщил об этом членам команды/другим сотрудникам, и в свою очередь знаешь, кто и что ожидает от тебя.

• все ожидаемые результаты и договоренности зафиксированы письменно в командном чате/спейсе.

• на встрече присутствуют все, кто задействован в достижении результата (даже сотрудники других отделов, если требуется).

• встречи и созвоны, в которых ты участвуешь, длятся не более 30-40 минут.

В любой непонятной ситуации действуй по принципу упрощения текущей и дальнейшей коммуникации между людьми и членами команд.

Какими сервисами пользоваться для созвона и видео-конференций:

• Google Hangouts

• Zoom

• Skype

• Zulip

• Discord

Как остаться эффективными при удаленной работе

Сохраняем вовлеченность и максимально живое общении:

1. Включенная камера на встречах. Стараемся не пользоваться аватарками.

2. Все встречи (планирования, обмен мнениями, мозгоштурмыи т.д.) переходят в формат видео-созвона.

3. Если вы регулярно проводите встречу стоя, продолжайте это делать - это и сохранит некоторый фан, и не превратит встречу в формальное совещание. 

4. Если есть привычка обедать в компании коллег, устраивайте такой же обед, но созвоном - выделите на это время.

5. Можно проводить чемпионаты по онлайн-играм в свободное время от работы/хакатоны по удаленке.

Способствуем эффективной коммуникации

1. Ваше первое сообщение, которое вы отправляете любому сотруднику, всегда должно содержать в себе описание вопроса. Написать просто "Привет" и ждать ответа - зря отвлечь человека.

2. Придерживайтесь принципа адресности. Отправляя сообщение, убедитесь, что его будут читать именно те люди, которым это нужно и важно. Старайтесь не отвлекать тех, кто не вовлечен в решение вопроса.

3. Договоритесь внутри команды о ваших правилах, помня, что чаты всегда прерывают людей и вырывают их из контекста.

Например:

• если что-то мега-срочное, что посмотреть/обсудить прямо сейчас - чат в Телеграмме

• если ждет, когда кто-то посмотрит в течение дня - чат в основном рабочем клиенте (например, zulip, slack и т.п.)

• если для информации и совсем не срочное - e-mail или созвон в определенное время

Максимизируем прозрачность и эффективность

Читая рекомендации, помните, что у вас больше нет возможности повернуть голову и спросить члена вашей команды через плечо.

Поэтому:

1. Информируйте о времени вашей доступности членов вашей команды. По умолчанию все сотрудники компании доступны для связи/общения/работы с 11 до 17 часов.

2. Обеспечьте присутствие каждого члена команды на стендапе.

3. Заведите в команде результат-логи, открытые для всех: на каждом стендапе определяйте результат, которого хочется добиться под конец дня; в конце дня фиксируйте фактический результат. Эта практика поможет:

• бысть самодисциплинированным и научиться работать из дома;

• корректировать план своевременно;

• осознать, какая работа на самом деле делается, а какая нет - и скорректироваться;

• синхронизироваться с продакт-оунером и другими командами, которые могут на вас рассчитывать.

4. Держите статусы задач, а также бэклог в актуальном состоянии: если появился блокер - он должен быть на доске; если какая-то задача взята в работу - это должно быть отражено в инструменте. Разделите работу на полностью автономные компоненты.

Работа в команде:

1. Все задачи в обязательном порядке формулируются с описания проблемы, которую надо решить. Это в принципе хорошая практика, но на удаленном режиме необходимая.

2. На планировании обязательно присутствует продакт-оунер, вместе с которым команда договаривается о результате, который ожидается к концу спринта. Договоренности фиксируются. Важно: по выходу с планирования иметь понимание, зачем мы делаем какую-то задачу, есть ли решение дешевле, быстрее или эффективнее, какой итог от команды ожидается к концу спринта.

3. Обеспечьте единую точку входа задач в команду и избегайте появления задач отдельным членам в обход остальной команды - такие ситуации провоцируют рассинхрон контекста в команде и ведет к недостижению общего результата.

Общее:

1. Все встречи должны длиться не более, чем 30-40 минут. Созвон на большую продолжительность очень сложно выдержать обычному человеку.

2. Чтобы встречи длились не дольше 40 минут, к ним всем необходима тщательная подготовка: у каждой встречи должна быть цель, повестка, а так же с чем необходимо ознакомиться до встречи. Это касается всех встреч, в том числе и митапов/встреч гильдий.

Как конструктивно чатиться, а не разгребать завалы

За пару дней на удаленной работе возникла одна большая если и не проблема, то ... ситуация - мы стали сильно больше чатиться и при этом мучительно долго разгребать завалы сообщений. Оно и понятно - мы хотим владеть актуальной информацией. Как же при этом тратить как можно меньше времени на ее получение?

Для этого мы предлагаем вам несколько простых правил и один алгоритм действия, чтобы истории по 100 непрочитанных сообщений ушли в прошлое и чтобы при этом мы продолжали оставаться в контексте.

5 простых правил переписки -

1. Как только переписка выходит за 20 сообщений, говорите "Стоп! Созваниваемся".

Результат созвона и договоренность фиксируем в чате.

2. Если у вас есть человек(-и), с которыми вы постоянно разговариваете в рамках работы над задачей, вы помогаете друг другу и "да я просто спросить" - заведите себе комнату, в которой будете находиться в течение рабочего времени (с выключенным микрофоном) - и у каждого будет шанс в любой момент спросить что-то голосом. Удобнее всего создавать такие комнаты через discord.

3. Ведите лог стендапов и договоренностей встреч в чате. Найдите в клиенте, где вы ведете переписку, возможность помечать сообщения, ставить флаги у договоренностей. Так будет визуально проще найти договоренности среди переписки

4. Установите единую точку входа задач.

5. Контролируйте флуд и отправляйте его в соответствующий канал.

Алгоритм, как разгрести завал

Представим, что у вас уже есть каналы, где по 100 штук непрочитанных сообщений. Как же разгрести этот завал и понять, вдруг что-то упустил?

шаг 1. Пробегись глазами - есть ли помеченные сообщения или флаги?

шаг 2. Нет меток и флагов и не понятно, до чего договорились? Задай вопрос в чат: "Друзья, я вижу в чате 100 сообщений; до чего в итоге договорились?"

шаг 3. При обсуждении того, до чего договорились, вышли за рамки 20 сообщений? Правило №1 - созванивайтесь.

Помните, что по 100 непрочитанных сообщений в чате - не норма, явно что-то идет не так. Надеемся, что наш алгоритм поможет вам разгрести завал, а правила - больше завалов не создавать. Удачи!